2021 年 11 月 23 日，七部门联合发布退役军人人事档案管理利用相关意见。文件立足相关指导思想，明确八大重点任务，助力构建规范高效的档案管理体系，维护退役军人权益，服务国防建设与社会发展。文件要求档案转接工作采取试点推进模式，于 2023 年底前全面完成。各地需参照规范加快档案库房建设，配齐各类配套设施。暂不具备自建条件的地区，可先委托机构代管，同时稳步推进库房建设工作。

适用依据：《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》（退役军人部发〔2021〕65号）；

适用场景：基层退役军人服务中心、档案管理人员日常经办、台账整理、督查考核、业务培训；

一、档案接收（收）：源头把控、闭环交接

1. 核心操作节点

• 军地对接：军队单位整理审核档案、脱密处理、密封盖章，出具档案转递清单；
• 合规转递：仅限机要邮寄、专人专车递送两种方式，严禁个人自带档案；
• 到件核验：核对档案份数、材料完整性、封条完整性、转递信息一致性；
• 登记入账：建立档案接收台账，录入姓名、身份、安置类型、移交单位、接收时间；
• 问题反馈：缺件、破损、涂改、信息不符的，即时与军队移交单位对接补正；

2. 责任主体

• 移交方：军队团级及以上政治工作部门；
• 接收方：县级退役军人事务部门、属地退役军人服务中心；

3. 硬性时限

• 日常接收：档案到件后3个工作日内完成核验、登记、入账；
• 问题档案：发现材料缺失、破损等问题5个工作日内完成军地对接整改；

4. 常见问题与处置方案

问题1：退役军人个人自带档案、私自拆封 

处置：一律不予直接入库，登记备案、核实情况，军地联合启封核查，补全手续后重新密封归档，留存核查记录；

问题2：档案关键材料缺失（入伍登记表、退役登记表、奖惩材料等）

处置：联系原部队补办，无法补办的出具《士兵档案材料证明信》，留存佐证材料，台账备注说明；

 问题3：档案封条破损、材料涂改、信息不一致    

处置：暂缓归档，立即函告移交部队核查，核实无误后方可入库，存在弄虚作假的依规追责；

二、日常管理（管）：分类规范、安全可控、数字化同步

1. 核心操作节点

1. 分类归集：按安置类型划分档案归属，明确托管、移交、留存类别；
2. 台账管理：建立电子+纸质双台账，做到一人一档、档账相符；
3. 保密管理：专人专管、专柜存放，严禁私自翻阅、复制、外传档案信息；
4. 数字化加工：按照国家标准完成档案扫描、校对、录入、备份，确保纸电一致；
5. 动态更新：及时归集退役军人后续奖惩、就业、优抚等新增材料，并入档案；

2. 责任主体

• 主管主体：县级退役军人事务部门；
• 经办主体：乡镇（街道）退役军人服务中心、专职档案管理员；
• 归属划分：转业/安排工作人员档案移交用人单位；逐月、自主就业、复员人员档案由退役军人部门托管；退休、集中供养人员由军休机构管理；

3. 硬性时限

• 新增档案：接收后6个月内完成数字化加工（转业、复学类档案移交前完成数字化）；
• 存量档案：2025年底前全部完成数字化归档；
• 新增材料：收到补充材料3个工作日内完成归档录入；

4. 常见问题与处置方案

问题1：档案混放、台账混乱、档账不符

处置：立即开展档案清查盘点，重新分类建档、更新台账，落实专人定岗管理，建立月度盘点制度；

问题2：数字化扫描模糊、漏扫、纸电不一致

处置：当场重扫校对，逐页核对补全，建立数字化质检台账，双人复核签字；

问题3：人员变动导致档案管理断档   

处置：完善交接制度，离职/轮岗必须完成档案、台账、密钥全套交接，留存交接清单；

三、安全存放（存）：标准库房、恒温安防、长效保管

1. 核心操作节点

• 库房达标：落实办公、整理、阅览、库房四室分离，配备标准档案装具；
• 环境管控：常态化调控温湿度，做好防潮、防火、防盗、防虫、防光、防尘、防鼠、防磁；
• 库房值守：落实出入登记制度，非工作人员严禁进入档案库房；
• 定期盘点：月度自查、季度盘点、年度清查，排查破损、霉变、丢失隐患；
• 异地托管：无达标库房地区，依规委托正规档案机构托管，签订托管协议、定期核查；

2. 责任主体

• 属地责任：县级退役军人事务部门（库房建设、设施配备、安全监管）；
• 直接责任：档案库房管理员、日常值守人员；

3. 硬性时限

• 日常自查：每日检查库房温湿度、安防设施；
• 全面盘点：每季度1次档案实物清查，每年1次全域档案核查；
• 设施维保：安防、温控设备每月检修1次；

4. 常见问题与处置方案

问题1：库房温湿度不达标、档案受潮霉变    

处置：立即调整温控设备，隔离受损档案进行修复，整改库房环境，建立每日温湿度登记台账；

问题2：档案摆放混乱、无编号、查找困难     

处置：统一编制档案编号、分类排序、贴标归档，建立电子检索目录，实现一键定位；

问题3：托管机构管理不规范   

处置：终止不合规托管协议，开展专项核查整改，每月对接托管机构核对档案情况；

问题4：退役军人死亡档案超期未处置     

处置：死亡满5年档案按规定整理封存、移交归档，单独造册管理；

四、规范利用（用）：依规审批、便民高效、全程留痕

1. 核心操作节点

• 申请受理：接收个人/单位书面（线上）申请，核实身份、明确利用用途；
• 分级审批：普通查询简易审批，涉密、敏感信息严格层级审批；
• 现场利用：仅限指定阅览场所查阅，严禁私自摘抄、涂改、带出、拍照（授权除外）；
• 复制出证：合规复印件加盖档案专用章，作为有效佐证材料；
• 全程登记：记录利用人、时间、用途、查阅内容、归还情况，留存备查；
• 归还归档：查阅完毕核对无误，即时归位入库；

2. 责任主体

• 审批主体：退役军人事务部门分管负责人、业务科室负责人；
• 经办主体：档案管理员（受理、调阅、登记、归档）；
• 使用主体：申请查阅的个人、党政机关、用人单位等合法主体；

3. 硬性时限

• 常规查询：资料齐全的当日办结；
• 复杂核查、档案调取：3个工作日内办结反馈；
• 利用台账：当日利用、当日登记，每月汇总归档；

4. 常见问题与处置方案

问题1：私自查阅、复制、外传档案信息    

处置：立即制止、登记追责，约谈相关人员，情节严重的依规移交纪检、保密部门处理；

问题2：退役军人急需落户、社保、政审等紧急用档   

处置：开通绿色通道，优先审批、优先调阅、优先出证；

问题3：申请材料不全、用途不明     

处置：一次性告知补齐材料，明确规范用途，不符合规定的坚决不予查阅利用；

问题4：档案复印件未盖章、不被官方认可     

处置：严格落实出证盖章制度，所有对外有效档案复印件必须加盖档案管理专用章；

五、通用红线与追责要求

1. 严禁个人自带档案入库、严禁私自拆封篡改档案、严禁丢失损毁档案；

2. 严禁无审批查阅、转借、复制、传播退役军人档案信息；

3. 严禁违规收费，退役军人档案保管、查询、出证全程免费服务；

4. 出现档案管理失职失责、泄密、造假等问题，依规依纪追究岗位责任、领导责任；